Obowiązki sekretarki-asystentki nie zawsze są łatwe do wykonania. Dobra sekretarka jest prawą ręką zarządu firmy i koordynuje jego pracę. W ogłoszeniach rekrutacyjnych pojawiają się liczne wymagania, które potencjalna asystentka powinna spełniać. Wśród nich znajdziemy znajomość przynajmniej jednego języka obcego, wyższe wykształcenie, bardzo dobrą znajomość pakietu MS Office i urządzeń biurowych, a także wiele kompetencji miękkich, jak umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, wysoka kultura osobista, zdolności organizacyjne.
Jak więc przedstawiają się obowiązki sekretarki-asystentki? Oto niektóre z nich:
- Prowadzenie sekretariatu: opieka nad korespondencją firmową - obsługa poczty, prowadzenie dokumentacji, organizacja zebrań i konferencji.
- Dbanie o wizerunek sekretariatu/recepcji.
- Prowadzenie spraw administracyjnych firmy, sporządzanie raportów.
- Zaopatrywanie w niezbędne materiały biurowe.
- Współpraca z przełożonymi - prowadzenie kalendarza, przygotowywanie spotkań i podróży służbowych, obsługa zarządu/szefa oraz jego gości, odbieranie telefonów i faksów, wspieranie firmy w codziennej pracy.
- Dbanie o dobrą komunikację wewnątrz firmy.
Obowiązki sekretarki zależą też rzecz jasna od wymagań w konkretnym przedsiębiorstwie. Jak więc zostać dobrą sekretarką? Warto zapisać się na specjalny kurs, na którym wykładowcy zdradzą tajniki biegłej obsługi potrzebnych programów komputerowych i urządzeń biurowych oraz podpowiedzą jak sprawnie organizować konferencje, spotkania, prowadzić terminarz. Warunkiem niezbędnym jest opanowanie języka angielskiego lub niemieckiego. Warto też odbyć praktyki lub staż w tym zawodzie, gdyż większość pracodawców wymaga doświadczenia. Dobra organizacja pracy dla żadnej kobiety chyba problemem nie jest - w końcu mamy to we krwi!
Zobacz także:
JAK UCZYĆ SIĘ JĘZYKÓW?
CECHY DOBREGO TELEMARKETERA
JAK ZNALEŹĆ DOBRĄ PRACĘ?